Access VBA 始める前に

データベース そして Access とは

 コンピュータが生活の道具として一般化しようとしている今日、「データベース」という言葉をよく耳にします。

「情報」によって経済が動き、「情報」によって人々の生活が左右され、時には「情報」自体が金銭で売買されたりと、「情報」が非常に重要な地位を確立しようとしていることと関係があります。

つまりこの「情報」の集まりが「データベース」のことです。
そしてこうしたデータを一定のルールの下で使いやすくする仕組みを作るためにAccess のようなデータベースソフトが生まれました。

今から少し詳しく説明してまいります。

データベースとは

 ある目的のために集められたデータのことが「データベース」といえば難しそうに聞こえますが、身近には年賀状のための住所録や、家計簿、スマホに入っている電話番号も全てデータベースです。

友人の名前や電話番号、メールアドレスを日常的に記録することがデータ収集であり、手帳やスマホの「連絡先」から必要な時に必要なデータを取り出せるようになっています。このように集められたデータの総称が「データベース」です。

そしてこうしたデータベースをコンピュータで整理し、様々な形で利用できるようにするソフトウェアが「データベースソフト」になります。

データベースの種類

 データベースにはいくつかの種類がありますが、大別して「カード型データベース」と「リレーショナルデータベース」に分けられます。

■カード型データベース
 一つのデータを一枚のカードに書いたものを想像してください。
パソコンが一般化する前は広くこうした形で情報を管理していました。図書館が蔵書の一冊一冊について「書籍名」「作家名」「出版社名」等々の情報を一枚のカードに記録し、ジャンル別に一つの箱に入れたりしていました。
勿論今ではパソコンで記録するわけですが、こうした記録方法が「カード型データベース」とよばれるものです。

■リレーショナル型データベース
 複数のカード型データベースを組み合わせ結びつけることによって、いろいろな情報を多岐にわたり管理、利用できるようにしたのが「リレーショナル型データベース」です。

たとえば、「お客様台帳」と「商品台帳」を組み合わせることにより「お客様販売台帳」が作れ、これにより請求書を作るなど、元となるデータベースの数と組み合わせ方によってはその利用方法は飛躍的に増大します。
 今ではコンピュータによってこの「リレーショナル型データベース」が一般的です。
「Access」はこの「リレーショナル型データベース」を作成するデータベースソフトになります。

Access の特徴

■Accessで扱えるデータ量
 一つのAccessデータベースで2GBまでのデータ量が扱えます。
2GBと言ってもピンとこないと思いますが、大企業の基本データなら別ですが、通常の個人使用であれ、業務使用であれ、数百万件のデータは問題なく対応可能です。
ですから、普通に使用するにあたってはデータ量は特段気にする必要はありません。しかも高速に処理します。

Excelの場合でも扱えるデータ量は理論上 104万8576件ですので大量に扱えることには違いがありませんが、扱うデータ量が多くなるにつれて速度が遅くなるという欠点を持っています。

■リレーション
 複数のデータベースを連携して、リレーショナルデータベースを構築できるのが、Accessの優れたところと言えます。Excelでも VLOOKUP関数やピポットテーブル機能を使って複数のデータベースからデータを参照したり利用することは可能です。しかし操作性や汎用性からみればAccessの方が格段に優れています。

■操作性
 条件に一致するデータをまとめて更新したり削除する場合は、Accessにはそのための機能が用意されていますので、こうした点でも非常に便利です。
しかし事前にしっかりした設定を行わないと、後々問題が生じます。また一つ一つの機能を理解して扱わないと思いの操作ができにくいという面があります。つまり操作が若干難しいのが欠点と言えます。