Access の構成

Access の構成と起動・終了

 Access でデータベースを作成するには、それぞれの役割ごとに処理するオブジェクトが用意されています。

いきなり「オブジェクト」といってもわかりにくいかもしれませんね。
具体的にはデータを保存する「テーブル」、新規データの入力画面や保存されたデータの表示画面等になる「フォーム」、保存されたデータを並べ替えたり、複数のデータを組み合わせたりする「クエリ」、データを整理して印刷するための「レポート」があります。さらにこれらをVBAで操作するために「モジュール」があります。これら一つ一つをAccessのオブジェクトと言います。

Access VBA をマスターするにはこれらのオブジェクトについて、一つ一つを理解し、その関連を学びながら使いこなしていく必要があります。しかし最初から細かく理解する必要はありません。自分で理解できる範囲で概要がわかれば十分です。

ここでは Access を構成する5つのオブジェクト「テーブル」「フォーム」「クエリ」「レポート」についてその概要を説明します。
その後、Access の起動方法と終了方法を解説します。

Access の構成 ①テーブル

 Access でのテーブルはデータベースの基となるデータそのものを保存・蓄積するための、いわば入れ物になります。
データベースの最重要そして中核をなすもので、どのデータをどのような構成で保存・蓄積していくのか、慎重に検討することが大切です。

 私自身経験がありますが、フォームやクエリ等を作成し、ある程度プログラム作成が進行した後でテーブルの構成を変更しようとすると、かなりの手間と時間がかかります。場合によってはスタートからやり直すほうが早いといった状況にもなりかねません。それだけテーブルとはデータベースプログラムの基礎になるものです。

Access の構成 ②フォーム

 テーブルにデータを保存・蓄積するための入力画面を作成したり、保存・蓄積されたデータを表示させたりするオブジェクトが「フォーム」です。

データを入力しやすくしたり、保存・蓄積されたデータをわかりやすく表示させたり、そのレイアウトが重要になります。そのために「リスト」「コンボ」「ボタン」などいろいろな支援の機能も準備されています。これらの機能の理解とその操作をVBAでどのように書いていくのかの理解が求められます。

これらも最初から全て覚えるのは無理です。使いやすいものから一つ一つ慣れていくことが理解の早道です。

Access の構成 ③クエリ

 テーブルに保存・蓄積されたデータから、ある条件を満足するデータを抽出したり、ある特定条件でそのデータを並べ替えたりするのが「クエリ」というオブジェクトになります。
Access のオブジェクトの中で一番わかりにくいオブジェクトかもしれません。

しかしデータの集計や分析するときなどにも重宝するオブジェクトですし、その扱いに慣れるとその重要さが肌身で感じるようになります。恐れずにガンガン使う練習をしてみてください。このオブジェクトが好きになるはずです。

Access の構成 ④レポート

 テーブルに保存・蓄積されてるデータや、クエリで抽出したデータを一定の様式にして印刷するためのオブジェクトです。
DM発送のための「宛名ラベル」の印刷もこのレポートの一つです。

Access の構成 ⑤モジュール

 これは Access VBA プログラミングの作業場ともいうべきもので、ここにVBAでのプログラムを記載していく場所になります。

「標準モジュール」や「クラスモジュール」などがあります。この中にいろいろな作業手順(プロシージャといいます)を書いていきます。プログラミングとしてはいわばここが中心であり、学びの本丸になる場所です。

Access を起動する

 勿論 Microsoft Access がインストールされていることが前提です。
Windows のスタートボタンを押し、「Access」をクリックします。

Access が起動し、Access のスタート画面が表示されます。
新規のデータベースを作成する場合は「空のデータベース」をクリックします。既に作成し、その続きを始める場合は、すぐ下に最近使用したデータベースの項目が表示されますので、それをクリックします。
テンプレートというサンプル一覧も表示されますので、これを使う場合は希望のものをクリックしてください

Access を終了する

 Access を終了する場合は、右上の×ボタンをクリックしてください。既に作成しているデータベースの場合は「保存」「終了」等の作業がありますので、その時説明します。

既に出来上がったデータベースプログラムの場合は「終了」のボタンをマクロで作成するのが一般的です。これもそのとき解説します。